Skipulagið mitt
Allt sem ég nota til að halda smá skipulagi á lífinu og smá lífi í skipulaginu
Skipulagslistin er ekki öllum gefin
- en það eru langflestir sem geta fundið sinn stíl -
Finnst þér stundum eins og skipulagið sem þú reynir að búa til valdi meira kaosi en það skipuleggur? Sjálf hef ég alltaf talið mig nokkuð skipulagða en raunveruleikinn hefur oft sýnt fram á annað. Ég þrífst á því að líf mitt og umhverfi sé breytilegt og sveigjanlegt og skipulagið þarf að geta dansað eftir því. Ég hef gert misgáfulegar tilraunir til að vera skipulögð og gekk vel t.d. í skóla þar sem ég lærði fyrst að halda dagbók fyrir verkefni og heimanám. Þegar út í atvinnulífið kom þá fann ég að hvorki skóladagbókin né skipulagið sem samstarfsfólk mitt notaði hentaði mér og það fóru margar dagbækur í ruslið mjög lítið eða jafnvel ónotaðar. Fjölmörgum gleymdum fundum, hittingum og viðtölum síðar fór ég að átta mig á því að það eru nokkur trix sem virka fyrir mig til að ég muni eftir hlutum, nái markmiðum mínum og haldi skipulagi á lífinu!
Þó að skipulag sé ekki markmið í sjálfu sér fyrir mér er það eitt verkfæri til að einfalda lífið og ná markmiðum. Og ekki nægir eitt verkfæri – mér hentar betur að eiga verkfærakistu af mismunandi lausnum sem ég nota eftir aðstæðum. Við erum misjöfn í skipulagi eins og öðru og því er verkfærakistan mín ekki eins og þín eða fólksins í kring um okkur. Engin ein samsetning er rétt, heldur skiptir máli að við höfum þau verkfæri sem við þurfum hverju sinni og kunnum að nota þau. Hefurðu hugsað um hvað er í þinni eigin verkfærakistu fyrir skipulag? Hér ætla ég að segja ykkur frá því sem hentar mér best.
Hryggjarstykkið - Dagatalið í símanum
Ef það er ekki á dagatalinu þá er það sennilega ekki til fyrir mér - Ég nota dagatalið í símanum fyrir viðburði, skipulagningu langt fram í tímann og áminningar. Í dagatalið skrái ég líka ýmislegt sem á ekki heima í dagbókinni minni s.s. áminningar um að hringja og panta tíma á bílaverkstæði, hluti sem gætu færst til, skipulag annarra sem gætu haft áhrif á mitt skipulag (s.s. skipulagsdaga og frí í skólum barna yfir veturinn). Það er líka ýmislegt sem ég hef stillt þannig að það færist beint inn í dagatalið mitt þegar ég hef fengið tölvupóst-staðfestingu um það og það hentar mér mjög vel. Auk þess get ég nálgast dagatalið í hvaða nettengda tæki sem er sem er líka afar hentugt.
Önnur atriði sem mér finnst gott að hafa í rafrænu dagbókinni minni:
Endurteknir viðburðir - Flest rafræn dagatöl og dagbækur bjóða upp á að setja upp endurtekna viðburði sem er algjörlega geggjað þegar þarf að skipuleggja eitthvað sem er endurtekið reglulega langt fram í tímann. Yfirleitt er hægt að skrá hvort viðburður er endurtekinn á hverjum degi, vikulega, aðra hverja viku, mánaðarlega, árlega eða á ákveðinna fjölda daga fresti
Litakóðun - Ég elska liti og ég elska að geta sett liti á hvern skipulagsflokk. Gerir dagatalið bæði litríkara og auðveldara að sjá hvað er hvað
Hjartað í skipulaginu - Dagbókin
Ég man það sem ég skrifa - Ég nota dagbókina mína fyrir svo ótrúlega margt; yfirlit, markmið, verkefnalista, venjuskráningu, vikuskipulagið, heilsufar og almennt fyrir pælingar og upplýsingar sem ég þarf að nótera hjá mér á ferðinni. Þar sé ég mjög hratt hvernig vikan mín lítur út, hvenær ég hef lausar stundir, hvað hefur verið í gangi undanfarið og hvenær ég þarf að forgangsraða verkefnum og tíma. Vinnutíminn minn og frítími getur verið breytilegur og því finnst mér algjörlega nauðsynlegt að hafa gott yfirlit yfir það sem hefur verið, er og verður. Oftast er ég með dagbókina mína nálægt mér og opna þegar ég er heima og svo er hún langoftast með þegar ég er á ferðinni.
Það sem ég er með í bókinni sem er kannski ekki algengt að séu í “hefðbundnum dagbókum” eru markmiðablöð og heilsufarsblöð. Þau eru misjafnlega mörg og staldra misjafnlega lengi við en ég vil geta flett þeim upp og uppfært bæði markmið og heilsufar reglulega. Alveg aftast í dagbókinni minni eru svo línustrikuð blöð sem ég nota aðallega til að taka niður punkta á hinum og þessum fundum s.s. foreldrafundum, húsfundum og þess háttar. Mér finnst mjög leiðilegt að skrifa svoleiðis í símann minn en ég þarf að skrifa það einhversstaðar því eins og áður hefur komið fram þá man ég ekkert fyrir horn og ef það er ekki skrifað þá er næsta víst að það gleymist.
Ég ætla ekki að reyna að plata neinn. Stór hluti af því að ég held dagbókina mína er tilfinningin sem ég fæ í upphafi viku þegar ég horfi yfir vikuna í dagbókinni; stílhreina, fallega upp setta með allskonar litum og upplifi mig skipulagða og með hlutina á hreinu. Hver vill ekki upplifa þá tilfinningu annað slagið?
Stílabókin
Pláss fyrir kaos í skipulaginu - Ef dagbókin mín er hjartað í skipulaginu þá er stílabókin rýmið þar sem hugmyndir og upplýsingar fá að flæða frjálst. Hér skrifa ég niður allt sem mér dettur í hug og allar upplýsingar sem ég þarf á að halda í meira en hálfa mínútu – pælingar, lausnir á vandamálum, fundarpunkta, tímasetningar eða bara eitthvað allt annað.
Stærstum hluta dagsins ver ég við vinnuborðið mitt og stílabókin mín er alltaf þar og alltaf opin (og nýtist reyndar yfirleitt sem músarmotta). Þannig er hún alltaf til staðar fyrir punkta og dútl. Hún býr þarna og fer ekki neitt svo þær upplýsingar sem eru mikilvægar færast yfir í dagbók, tölvupóst eða álíka en á endanum, þegar bókin er full þá hendi ég henni með öllu sem í henni er. Það er heldur ekkert form á því sem fer í stílabókina. Það er hripað niður einhversstaðar á síðuna með því skriffæri sem hendi er næst, því stílabókin er ekki varanlegur samastaður heldur tækifæri til að koma því sem er að taka pláss í hausnum á mér þaðan út.
“Your brain is for having ideas, not holding them.” – David Allen
Fjármálin
Skipulag á fjármálum er nauðsynlegt - Ég hef ekki alltaf haft fjármál á hreinu og gert mööörg skipulagsmistökin í þeim málum. Fjárhagslegt skipulag er mér þess vegna mjög mikilvægt, ekki bara til að vita hvað ég hef milli handanna heldur líka til að minnka streitu og taka betri ákvarðanir. Ég nota tvö kerfi samtímis: fjármáladagbók og töflureikni.
Fjármáladagbókin er staðurinn þar sem ég fæ yfirsýn yfir stöðuna í stóra samhenginu. Ég skrái niður fjárhagsleg markmið sem ég er að vinna að, skuldastöðu og önnur yfirlit sem skipta mig máli. Annað slagið tek ég fjármálin fastari tökum og þá er ég með blöð fyrir nákvæmt útgjaldayfirlit, umslög fyrir peninga ef ég vil leggja kortunum tímabundið og fleira sem ég get gripið í til að hjálpa mér með skipulag á fjármálunum.
Fjármálin í töflureikni (Google Sheets) – Hér held ég utan um mánaðarlega skráningu tekna, útgjalda og sparnaðar. Skjalið er mjög einfalt þar sem hver mánuður hefur einn dálk þar sem ég skrái allar tekjur mánaðarins, reikninga og önnur föst útgjöld, sparnað og þær upphæðir sem ég tek frá fyrir mat, eldsneyti og annað þess háttar. Þetta skjal gefur mér skýra mynd af því hvert peningarnir mínir fara hverjum mánuði og auðveldar mér að færa tölur og upphæðir inn í stóra planið í fjármáladagbókinni, milli reikninga í bankanum og halda áætlun.
Hvernig þetta hjálpar mér?
Ég veit alltaf hversu mikinn pening ég hef til umráða.
Ég get betur forgangsraðað því sem skiptir mig máli.
Ég þarf ekki að reyna að muna allt í hausnum – það er allt skráð!
Pro tip: „Skrifaðu niður öll útgjöld í eina viku og sjáðu hvað kemur þér á óvart!“
Annað
Það eru fleiri hlutir sem hjálpa mér með skipulagið. Suma hef ég valið sjálf en sumir hafa verið valdir fyrir mig en koma að góðum notum.
Abler - algjör nauðsyn fyrir þau sem eiga börn í íþróttum og tómstundum (og marga sem taka þátt í félagsstarfi sjálfir). Þvílíkur munur að hafa allar upplýsingar og æfingatíma á einum stað! Auðveldar til muna að færa þessar upplýsingar inn í annað skipulag fjölskyldunnar. (Ég bíð líka spennt eftir því að Abler bjóði upp á möguleikann á að færa æfingar sjálfvirkt inn í önnur dagatalsöpp)
Innkaupalistinn á ísskápnum - Við erum fá í heimili en ég eyði ekki það miklum tímum inni í skápum til að vera alltaf með á hreinu hvað vantar. Svo er líka misjafnt eftir dögum hvað fólk langar í og hvað ekki. Þess vegna þurfa allir að geta skrifað á innkaupalistann svo ég þurfi ekki að muna allt og fara yfir allt sem er til fyrir hverja einustu verslunarferð, hvað þá að giska á hvað hver vill! Það er alltaf lítið blað á ísskápnum sem ég kippi svo með mér í búðina og set nýtt blað í staðinn fyrir næstu ferð.
Vinnuskipulag - Það er mjög misjafnt hvaða forrit vinnuveitendur nota fyrir sitt skipulag og hvort starfsfólki er gert að nota þau eða ekki. Í mínu aðalstarfi notum við forrit sem ég nota ekki í einkalífinu svo þar er ég með sérstaka stundatöflu, sérstakt dagatal og fleira sem tilheyra bara vinnunni. Það gerir það þó ekki að verkum að ég geti ekki haft vinnutíma og þessháttar í mínu skipulagi. Það tekur bara á sig aðeins aðra mynd og er ekki samtengt. Ég t.d. skrái vinnutímann minn í dagbókina mína og hvenær ég er upptekin innan hans en þar skrái ég ekki hvaða verkefni eru hvað. Á sama hátt skrái ég ekki prívat hluti í vinnuskipulagið mitt nema ég þurfi að skreppa frá á vinnutíma og þá skrái ég það einfaldlega sem einkaerindi en læt yfirmann vita af hverju það stafar.
Önnur skipulags-öpp - það er til aragrúi af allskonar skipulags-öppum fyrir allskonar. Ég nota þó nokkur en mæli alveg sérstaklega með því að nota appið sem þinn viðskiptabanki býður uppá og eins að skoða appið Heima. Heima er app til að deila heimilisverkum á milli fjölskyldumeðlima og getur létt verulega á þeim sem oftast sinnir heimilisverkunum en einnig minnkað tuð og kvabb yfir því hver á að gera hvað og hvenær (eða gerði það a.m.k. á mínu heimili). Hvað heimabanka og bankaöpp varðar að þá geta þau auðveldað manni lífið svo um munar með því að millifæra fyrir mann sjálfvirkt um hver mánaðamót, láta vita þegar einhver millifærsla á sér stað eða bara þegar maður greiðir reikningana á örfáum mínútum með nokkrum smellum.
Af því sem hér hefur verið skrifað er skýrt að skipulag snýst ekki um að finna hina einu fullkomnu aðferð – heldur að blanda saman þeim aðferðum sem virka fyrir þig. Fyrir mig er þetta blanda af rafrænu og handskrifuðu, dagatölum og texta, aðgengilegu og prívat.
Ef þú hefur reynt eitthvað skipulag áður en gefist upp, þá er kannski málið að prófa fjölbreyttari leiðir. Byrjaðu á einu verkfæri sem þér finnst að gæti hentað þér og bættu síðan öðrum við ef þörf er á.
Skipulag virkar aðeins ef það er notað - komdu þér upp kerfi sem virkar fyrir þig, komdu notkun þess svo inn í reglulega rútínu og njóttu svo tímans og léttisins við að hafa skipulag sem virkar fyrir þig.
Ef þú ert með einhverjar spurningar, ábendingar eða fyrirspurnir geturðu komið þeim á framfæri til mín:
